PowerPointファイルを軽くすることにより生じるメリットについて、日本ヒューレット・パッカード株式会社 シェアードサービス本部プロポーザルセンター 松野久美子氏と、アドバンスドテクノロジー・ソリューション部 部長 重松隆之氏にくわしく聞いた。
（写真は、プロポーザルセンターのみなさんと、松野氏、重松氏。写真中央後ろは弊社社長 高山）
目次
NXPowerLiteをどう活用しているか
— 現在、日本ヒューレット・パッカード（以下 日本HP)では、NXPowerLiteをどうご活用いただいていますか。
（松野氏）：弊社内のプロポーザルセンターという部署で導入し、部署内の全員で、PowerPointファイルの圧縮・軽量化のために活用しています。
— プロポーザルセンターとはどういう部署ですか。
（松野氏）：プロポーザルセンターは、「提案書作成活動の生産性と品質を高める」という角度から営業部門を支援する部署です。日本HPからお客様へ最適なソリューションが提供されるよう、次のような観点で提案書作りに携わっています。
- ノウハウやコンテンツの社内への発信
（提案活動を効率化するための、ノウハウやコンテンツの蓄積、発信） - 納期遵守の支援
（期日までにお客様が必要とする資料を完成させる） - 簡易提案資料の作成
（定型化された雛形を元に簡易提案書を作成し、クイックに提供する）
プロポーザルセンターの活動は、すべて上記の目的を実現することを目指すものです。｢PowerPointファイルのサイズを軽くすること」も、その活動の一環です。お客様満足の向上のためには、日々の些細な問題をひとつずつ解決し、丁寧に積み重ねていくことが重要だと考えています。
PowerPointファイルを軽くすることの3つのメリット
— PowerPointファイルを軽くすることで、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。
（松野氏）：以下の三点です。
- お客様満足の向上
- プリセールスエンジニアの提案書作成の生産性向上
- 社内ネットワークリソース（及びファイルサーバリソース）の有効活用
メリット1：「お客様満足の向上」
— では順々にお聞きします。メリットその１「お客様満足の向上」とは。
（松野氏）：提案書PowerPointのファイルサイズが小さければ、お客様が快適に受信して閲覧できます。これは顧客満足の向上においてプラスです。
分かりやすい提案書を作ろうと工夫するとき、つい画像データを多く貼り付けてビジュアルを強化したくなります。しかしPowerPointで画像を多くすると、ファイルサイズは、簡単に数メガバイトを超えます。
そのように重いPowerPointファイルは、まず第一に、お客様にメール送付しづらい部分があります。
弊社では、お客様からお求め（許可）があった場合のみ、メールで提案書のPowerPointファイルをお送りしています。しかし数メガバイトもある添付ファイルは、お客様側のメールサーバで受付を拒否される可能性があります。仮に拒否されないにせよ、そのような大きすぎる添付ファイルを送ることは礼に反します。最近は、外出先からPHS経由でメールを受信するお客様も少なくありません。添付ファイルのサイズを小さくすることはマナーだと考えます。
第二に、メール添付ではなく、提案書のPowerPointファイルをCDに焼き付けてお渡しする場合でも、やはりファイルサイズを軽くして、お客様に快適に提案書をご覧いただきたいものです。紙の提案書をお持ちするときに、表紙や印刷クオリティに気を配るように、データでお渡しする場合でも、お客様が快適に閲覧できるよう、ファイルサイズを小さくするべきだと考えます。
メリット2：「プリセールスエンジニアの提案書作成の生産性向上」
— 続いてプリセールスマネージャの重松様にお聞きします。プリセールスマネージャの立場から見てメリットその2：「プリセールスエンジニアの提案書作成の生産性向上」とは。
（重松氏）：私たちプリセールスエンジニアが最も注力したい作業は「良い内容の提案書を書くこと」です。もちろん同じ内容なら、ファイルサイズが小さい方が良いに決まっているのですが、正直なところを言うと、頭を使って提案書を作成している際に、そこまでは気にしていられません。今回、プロポーザルセンターが NXPowerLiteというツールの導入により、ファイルサイズの問題を解決してくれたのは、歓迎すべきことです。
第二に、PowerPointファイルが軽いと、コミュニケーション効率が向上します。提案書作成にあたっては、プロジェクト・メンバー間で素案をメール等でやり取りしますが、重いファイルをメールでやり取りすると、受信したり開いたりするのに時間がかかり、非常に効率が悪いのです。
例えば、10MBを超えるファイルが送られてきても、外出先からPHS経由でメールをチェックしている場合は、ファイル受信にも時間がかかります。そうやって時間をかけて受け取ったファイルを開いて見たら、たかだか数ページで、しかもあまり内容のない資料だったということも、以前はありましたので。 NXPowerLiteにより、そうした無駄に重いファイルによる効率の悪さがなくなりました。
メリット3：「社内ネットワークリソース（及びファイルサーバリソース）の有効活用」
— メリットその3：「社内ネットワークリソース（及びファイルサーバリソース）の有効活用」とは。
（重松氏）：社内ネットワークを行き交うファイルの容量が小さくなれば、ネットワーク負荷が軽くなることは自明です。逆に、巨大なPowerPointファイルがネットワークを大量に行き交うのは、ネットワークの効率やコストの点から、望ましくありません。
また、そうした巨大なPowerPointファイルがサーバ上に大量に蓄積されているのであれば、当然ながらそれは、ディスク容量の消費やバックアップ時間の増大につながります。
お客様に最先端のITインフラやソリューションを提供する日本HPとしては、ネットワークやサーバのリソースを最大限に有効活用したいと考えています。 NXPowerLiteによりPowerPointファイルのサイズを小さくすることは、こうしたリソースの有効活用にも寄与していると考えています。
NXPowerLiteを導入した理由
— PowerPointファイルのサイズを小さくするにはどんな選択肢があるでしょうか。
（松野氏）：今思いつくところでは、以下の3つの選択肢があります。
- サイズの大きなPowerPointは作らないよう規制する。
- マイクロソフト提供のTIPSなどを使って手作業でファイルサイズを小さくする。
- NXPowerLiteなどのツールを使ってサイズを小さくする。
選択肢1の｢規制」は、非現実的です。選択肢2の｢手作業によるサイズ軽減」も、｢手間がかかること」を考えれば、同様に非現実的です。一方、ツールの活用は、手間の小ささ、属人性の低さ（誰がやっても同じ結果が出せる）点において、有効です。
NXPowerLiteについては、体験版を使ってみて、操作の簡単さと、圧縮能力の高さがすぐに確認できたので、部門全体に導入することにしました。
— NXPowerLiteの使用後の効果はいかがでしょうか。
期待通りの圧縮力です。しかも、圧縮後のファイルもPPT形式のままですので、そのまま相手先に送っても問題ありません。数メガバイトの PowerPointファイルが数百キロバイトまで小さくなれば、お客様にも安心してメールでお送りできます。お客様もストレスなく閲覧できます。また、プリセールスエンジニアの皆さんもファイルサイズを気にせずに提案書作成に集中できますし、イントラネットWebサイトからのダウンロードも高速で快適。インフラ関連で見れば、ネットワークリソースやサーバリソースの更なる有効活用にもつながっていると期待されます。
NXPowerLiteはどんな企業に向いているか
— NXPowerLiteは、例えばどんな企業に向いていると思いますか。
（重松氏）：PowerPointを利用しているあらゆる企業に向いていると思いますが、あえて言えば、最近流行のフリーアドレスのオフィスには向いていると思います。そういうオフィスは無線LAN環境であることも多いでしょう。無線LAN環境で、「必要以上に重いPowerPointファイル」が飛び交うことは、生産性の面で望ましくありません。
また、外回りの営業や、社外プレゼンの機会が多い企業にも向いているでしょう。外出先での通信はまだまだ遅い。PowerPointファイルのサイズそのものを小さくすれば、通信のストレスが減少するでしょう。
今後の期待
— NXPowerLiteとオーシャンブリッジへの今後の期待をお聞かせください。
PowerPointファイルが小さくなる。それだけのシンプルなツールですが、今回、日本HPの社内の様々な面での効率化や顧客満足度の向上に寄与があったと思います。今後はPDFやワードのファイルサイズも小さくできるようになると、さらに嬉しいですね。開発会社Neuxpower Solutionsの今後の開発努力に期待します。（注：インタビュー時点でリリースされていたNXPowerLite 2は、PowerPointファイルにのみ対応していましたが、その後リリースされたNXPowerLite 3では、ワード、エクセルファイルの圧縮にも対応しています）
そして販売元のオーシャンブリッジには、これからもNXPowerLiteのような、使えるソフト、気の利いたツールを世界から発掘してきてほしいと思います。
お忙しい中、ありがとうございました。