[an error occurred while processing this directive] [an error occurred while processing this directive]

NXPowerLite 導入事例

リコー 様

「NotesメールユーザーにNXPowerLiteは最適です。メールに添付されたファイルの容量削減は、データベース容量増加抑制やインフラコスト削減に繋がります」

株式会社リコー 総合デザインセンターでは、オーシャンブリッジのファイル軽量化ソリューション「NXPowerLite」を導入しました。同センター デザイン事業戦略室 DS-2グループ リーダーの鈴木宏政氏(写真左から3番目)、同グループの今井賢司氏(写真右から2番目)、プロダクトデザイン室 PD-Sグループの鈴木美智子氏(左から2番目)に、導入の経緯や使い道などについて詳しく伺いました。

写真左端:弊社営業部の宮崎、右端:弊社営業部の亀谷


<株式会社リコー 総合デザインセンターについて>

全てのリコー製品のデザインを担い、リコーブランドを支えている部門。約190名のスタッフが、「イノベーションデザイン」「プロダクトデザイン」「インタラクションデザイン」「ドキュメントデザイン」「グラフィックデザイン」「デザイン戦略立案」の6つのデザイン機能を担っている。


app_photo_002.jpg app_photo_003.jpg app_photo_005.jpg
全てのデザインが組み合わさり、期待感や信頼感のある「リコーらしい商品」が実現している

目次

  1. NXPowerLiteをどのように使っているか
  2. ファイル軽量化が必要な理由
  3. 3つの条件をクリアした、NXPowerLite
  4. NXPowerLiteを社内で広げるためのひと手間
  5. オーシャンブリッジへのメッセージ


— リコー総合デザインセンターでは、NXPowerLiteをどのように使っているのでしょうか。

(今井氏)さまざまなデザイン関連資料のデータ軽量化に使っています。 デザイン関連資料には、下記のようなものが挙げられます。

  • 新製品の企画書
  • 社内会議用のプレゼンテーション資料
  • 製品デザインの説明/比較資料
  • その他

  • 多くの資料は用途に応じてPowerPointやExcel等で作成されています。
    総合デザインセンターという部門の特質上、解像度の高い画像ファイルがたいへん多く使われています。元々の画像ファイルはデジカメやCAD等の専門ソフトで作りますが、それをPowerPointやExcelに貼付けて資料が作成されます。

    ricoh_image1.jpg
    PowerPointで作成される、デザイン関連資料の例


    作られた資料のほとんどが、そのままではファイルサイズが大きくて業務に支障が出てしまいます。 そこでNXPowerLiteを使ってファイルを軽量化し、それから送信やサーバーへのアップロードを行うようにしています。

    現在、総合デザインセンター内で日常的にPowerPointやExcelを使用しているスタッフの多くがNXPowerLiteを使っています。



    — NXPowerLiteは、いつ頃から使い始めたのでしょうか。

    リコー総合デザインセンターで正式導入したのは2008年でした。

    — 導入の経緯について教えてください。


    "現場のスタッフは画像データを極力そのまま使いたがります。その分、インフラ面のスペックアップを求めてしまいます"

    (鈴木美智子氏)以前までは、1つ1つの画像データのサイズはそれほど大きくはありませんでしたが、その頃からデジタルカメラを初めとした画像データの高画質化が急速に進みました。

    デザインに関わるスタッフは、資料の中身にはとことんこだわります。出来るだけ画質の高い、美しい画像データをたくさん使おうとします。

    その一方で、中身以外の部分に気を使うスタッフはほとんどいません。「中身以外」の典型が、ファイルサイズです。

    時間に追われながら企画書やプレゼン資料を作っているスタッフが、貼付ける画像1つ1つをいちいちリサイズしたり、画質を落とすことに注意を向けることは滅多にありません。画像編集ソフトを使えば難しくない作業ですが、その時間があるなら中身のブラッシュアップに使おうとします。

    その結果、巨大なサイズのファイルが大量生産されるようになりました。挿入する画像が少し多くなると、簡単に40~50MBに達してしまいます。

    すると今度は、インフラ面に不満が集中します。
    たとえばメールの添付ファイルについては、システムで容量の上限を3MBに制限しています。ファイルが大きすぎて送れないときは、その都度ファイルサイズを小さくしなければいけませんでした。写真がたくさん使われているファイルの場合、Zip形式ではほとんど圧縮されません。仕方なく、添付されている画像の解像度を下げたり、ファイルそのものを分割したりといった面倒な手間がかかってしまいます。

    次第に「ファイルのアップロード/ダウンロードに時間がかかりすぎるから、回線を太くしてほしい」「メールに添付しようとするとエラーが出る。制限を緩めてほしい」といったリクエストが多く寄せられるようになりました。

    (今井氏)そうなると困るのが、私のような部門内のシステム管理者です(笑)。
    リコーでは、サーバーなどのコスト負担を、使用量に応じて部門で分けています。昨今の厳しい経済環境下では、総合デザインセンターだからといって優遇してもらうこともできません。年々増加するコスト負担に頭を抱えていました。

    加えて、アメリカ・ヨーロッパ・中国の拠点からは「大きなファイルは困る」という苦情が寄せられるようになりました。日本のITインフラは海外と比較するとかなり恵まれています。日本と同じレベルの太さの通信回線は、海外では簡単には実現されません。つまり、仮に国内のサーバーの増設や回線強化を施したとしても、全てのストレスを取り除くことはできないということです。

    やはり一番は、ファイルサイズそのものを小さくすることです。
    以下のような条件を満たすファイル軽量化ツールを探していました。


    <リコー総合デザインセンターが求める、ファイル軽量化ツールの条件>
    【1. 簡単!】~余計な手間を嫌がる現場スタッフにも受け入れてもらえるか~
    【2. きれい!】~軽量化後も、目の肥えたスタッフに受け入れてもらえるか~
    【3. 安い!】~コスト削減が求められる中、高価なツールの導入は困難~


    — リコー総合デザインセンターで使う標準ツールとして、NXPowerLiteを選んだ理由を教えてください。

    (鈴木宏政氏)実は、NXPowerLiteは「一括導入」ではありません。 あるスタッフが個人的に使っていたことが口コミで広がって普及していきました。


    "良いツールは、ちゃんと口コミで社内に広がります"

    総合デザインセンターでは部署間での異動が比較的多く起こります。その際、CAD等の専門的なアプリケーションは室ごとに需要が異なりますので、PCを異動先に持っていくことがあまりありません。そのため「異動先のPCではNXPowerLiteが使えないので、購入してほしい」という申請が発生します。その度に、NXPowerLiteを知る人が増えます。

    NXPowerLiteが口コミで認知されていく中で、上述の「簡単」「きれい」「安い」という条件をクリアしていきました。具体的には・・・

    【1. 簡単】ファイルを軽量化したい時は、NXPowerLiteのアイコンにファイルをドラッグ&ドロップするだけです。たとえば先日作成したPowerPointファイルだと、約10MBが一瞬で798KBに軽量化されました。簡単です。

    加えて、NXPowerLiteにはNotesと連動した自動軽量化機能がついています。メールにファイルを添付すると、NXPowerLiteを使っていることを意識せずに、ファイル軽量化を自動的に行ってくれます。

    【2. きれい】NXPowerLiteは「PCの画面で見るだけのレベル」「印刷に耐えうるレベル」と用途に応じて軽量化レベルを変えられます。日常的にデザインに関わっていて、画質にはたいへんうるさいスタッフたちも、企画書などのプレゼン資料であればNXPowerLiteで軽量化しても問題ないと評価しています。

    【3. 安い】NXPowerLiteのようなソフトウェアはそれぞれの室の予算で購入します。手軽に購入できる価格ですので、承認が下りなかったというような話はこれまで聞いたことがありません。

    以上のように条件を満たしていたから、順調に口コミで広がったのだと思います。
    定期的に10本、20本とライセンス数を増やしていき、総合デザインセンター全体でNXPowerLiteが使われるようになりました。



    — どのような企業に、NXPowerLiteはおすすめできますか?


    "実際に使っているところを見せるのが一番効果的です"

    (今井氏)日常的にPowerPointやExcelを使っていて、多くの画像データを貼付けたファイルを作成している企業や部署には役に立つと思います。また、私のように「現場と本部の板挟み」になりながら、ITコストの削減を推進していかなければならない立場の方には、頼もしいツールだと思います。

    また、私たちのように社内で口コミで広げていきたい場合は、ひと手間加えることもおすすめしたいです。

    — ひと手間とは何でしょうか。私たちはまず体験版のご利用をおすすめすることが多いのですが。

    先述の通り、現場は「余計なことに時間を使いたくない」ものです。仮に「ぜひ体験版を使ってみてください」とアピールしても、そもそも体験版のインストール自体が面倒に感じる人は多いでしょう。

    ひと手間とは「実際にファイルを軽量化するところを見せる」ということです。
    一度ドラッグ&ドロップを見てもらえば、いかに簡単に軽量化できるかがわかります。

    総合デザインセンターでも、異動が少なく口コミが伝わらない部署に対して、私が直接ノートPCを持っていて「こんなふうに簡単に軽量化できるよ」と見せて回りました。
    見せるとほんとうに早いですよ。

    また現在では、リコーグループの販売事業を担っているリコージャパン株式会社において、NXPowerLiteのライセンス買い切りタイプと月額利用料タイプ(リコーワンストップくらうど)、2つのライセンス形態で提供しています。リコーのお客様の間でもNXPowerLiteが広まって行くと良いですね。



    — 最後に、オーシャンブリッジへメッセージをお願いします。

    欲を言えば、動画ファイルも軽量化できるようになるといいですね。最近よく使われるようになってきました。

    NXPowerLiteのような「かゆい所に手が届くツール」は重宝します。これからも社内でユニークなソフトウェアをどんどん紹介していただきたいと思っています。よろしくお願いします。



    お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

    • 株式会社リコーのWebサイト
    • 取材日時:2012年4月(文中の組織・数値に関するものは全て取材時時点です)

    まずは体験版を無料ダウンロード

    [an error occurred while processing this directive] [an error occurred while processing this directive]